Prohlášení o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání (recruitment privacy policy)

Kdo jsme?

Jsme Beeinside s.r.o. se sídlem Štěpánská 13/537, Praha 2 , 120 00, IČO 26491231, zapsaní u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 85580

Naše kontaktní údaje jsou: E-mail: info@beeinside.com

Telefon: + 420 224 324 232

Kdo je správcem osobních údajů?

Pokud jste uchazečem o zaměstnání ve společnosti Beeinside s.r.o., správcem vašich osobních údajů je vždy ta společnost, která bude vaším zaměstnavatelem. (dále jen "Společnost" nebo "Zaměstnavatel") Společnost Beeinside s.r.o. však bude ve vašem případě vystupovat jako správce během výběrového řízení (pokud není uvedeno jinak) a bude také vykonávat funkci zpracovatele.

Pro koho je tato informace určena?

Tato informace je určena pro:

Uchazeče o zaměstnání

(dále společně jen "uchazeč", pokud nezmíněno specificky)

Jaké osobní údaje zpracováváme o uchazečích?

Pro účely výběrového řízení zpracováváme osobní údaje v tomto rozsahu:

Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, tituly, datum narození, adresa trvalého pobytu).
Kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mail).
Životopis, motivační dopis.
Údaje vzešlé z testů – výsledky a poznatky z testů, které uchazeč absolvoval v rámci náborového procesu.
Pracovní reference – doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření. (Uchazeč bere na vědomí, že sdělení Pracovní reference opravňuje Společnost k přístupu k takovým osobním údajům)
Další informace (např. poznatky z pohovorů či další informace, které nám uchazeč sdělí).

Informace, které se uchazeč dobrovolně rozhodne sdílet se Společností v rámci náborového procesu – rozsah této množiny osobních údajů bude velmi individuální, neboť závisí na tom, které osobní údaje se rozhodne Společnosti sdělit (Příklad: Společnost nevyžaduje od uchazečů o zaměstnání zaslání fotografie, popř. sdělit rodné číslo. Nelze však vyloučit, že někteří uchazeči svou fotografii nebo rodné číslo Společnosti zašlou jako např. součást svého životopisu).

Proč tyto údaje zpracováváme?

Údaje zpracováváme za těmito účely:

Výběrové řízení

Právní základ pro zpracování:

Osobní údaje zpracováváme na základě plnění pracovní smlouvy, plnění právní povinnosti, z důvodu našeho oprávněného zájmu, popř. na základě souhlasu. Právními základy jsou zejména:

Povinnosti vyplývající ze zákona (zejména zákoník práce, zákon o zaměstnanosti apod.)
Oprávněný zájem zaměstnavatele
Souhlas uchazeče

Účel zpracování osobních údajů

Účel zpracování - Nábor uchazečů na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment)

Nábor uchazečů na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment)

Bližší popis:

Společnost aktivně vyhledává lidi, kteří by mohli být novými zaměstnanci Společnosti.
U budoucích kolegů potřebuje Společnost vyhodnotit, zda mají vzdělání, zkušenosti, dovednosti a osobnostní předpoklady potřebné pro obsazovanou pozici.
Životopis a další údaje Společnost zpracovává na základě souhlasu uchazeče uděleného recruitingové agentuře, souhlas může doputovat i od takové agentury.
V případě, že uchazeč ve výběrovém řízení na určitou pozici nebyl/a úspěšná a dá Společnosti souhlas s tím, aby si Společnost tyto údaje ponechala pro případ, že by se uvolnila jiná, pro uchazeče případně zajímavá pozice, uchovává Společnost životopis uchazeče a případně další sdělené relevantní informace.
Uchovávání osobních údajů neúspěšných uchazečů po dobu 6 měsíců z důvodu zpětného prověření výsledku výběrového řízení na základě stížnosti neúspěšného uchazeče.

Právní základ:

Povinnosti vyplývající ze zákona
Ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti.
Souhlas uchazeče se zpracováním osobních údajů pro účely vedení v databázi uchazečů pro budoucí obsazení pracovních pozic (nutný souhlas).
Účel zpracování - Příprava pracovní smlouvy, případně její změny v průběhu zaměstnání.
Příprava pracovní smlouvy, případně její změny v průběhu zaměstnání.

Bližší popis:

Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou, která musí být uzavřena v písemné podobě. V pracovní smlouvě jsou zachycena vzájemná práva a povinnosti. V průběhu pracovního poměru se také může stát, že bude třeba smlouvu změnit.

Právní základ:

Plnění právní povinnosti, konkrétně: a) zákoník práce
Plnění pracovní smlouvy

Musí nám uchazeč své osobní údaje poskytnout?

Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám uchazeč odmítne osobní údaje poskytnout pro účely zpracování, které mají jiný právní základ zpracování než jeho souhlas, nebude možné, aby se stal naším uchazečem, protože poskytnutí osobních údajů pro tyto účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy.

Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje uchazečů?

Zpracování osobních údajů provádíme na základě informací, které získáváme přímo od uchazečů, studentů na praxi a svých uchazečů, dále na základě informací vzniklých v rámci pracovní činnosti. Osobní údaje studentů na praxi zpracováváme též na základě informací poskytnutých školou, se kterou máme uzavřenou smlouvu o zajištění praxe.

Zpracování je prováděno pověřenými osobami. Ke zpracování dochází manuálním způsobem v listinné podobě a prostřednictvím výpočetní techniky za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Osobní údaje uchazečů udržujeme aktuální a zpracováváme je v nezbytném rozsahu nutném pro plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní smlouvy.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracováváme po dobu trvání výběrového řízení. Neúspěšný uchazeč může udělit souhlas s uchováním svých osobních údajů (svého životopisu) pro případ, že by se uvolnila jiná obdobná pracovní pozice. Osobní údaje uchazečů zpracováváme po dobu trvání pracovního poměru. Po skončení pracovního poměru jsou dále uchovávány pouze ty osobní údaje, jejichž uchovávání je nezbytné na základě právních předpisů nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu. Smlouvy o zajištění praxe studentů uchováváme po dobu jednoho roku. Po uplynutí dané doby jsou osobní údaje skartovány, vymazány nebo anonymizovány.

Lhůty pro uchovávání osobních údajů:

Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu zaměstnavatele – 1 rok
Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou zpracovávány po dobu 3 let.
V případě, že jsou osobní údaje Uchazeč zpracovávány bez jeho přímého vědomí (zejména ručně přidána ze specializovaných databází jako např. Linkedin.com), a tento uchazeč neprojeví další zájem o jejich zpracování v rámci výběrového řízení (např. pomocí aktivní komunikace skrze email, sociální sítě apod.) jsou tato osobní data zpracovávány pouze po dobu max. 14 dní.

Jak máme osobní údaje uchazečů zabezpečeny?

Osobní údaje uchazečů máme zabezpečeny vhodnými fyzickými a elektronickými postupy, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

V souladu s bezpečnostní směrnicí jsou osobní údaje pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Za účelem ochrany dat je jasně definován tzv. systém řízení informační bezpečnosti a související organizačně technické zabezpečení ochrany, vč. technických, organizačních a personálních opatření. Pro maximální bezpečnost jsou realizovány kontrolní, technické a bezpečnostní postupy definované zákonem i interními předpisy. Veškeré osoby, které přicházejí ze své pracovní pozice (nebo v rámci smluvně převzatých povinností) do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti.

Kdo má přístup k osobním údajům uchazečů?

Společnost Vaše osobní údaje zásadně nesdílejí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byly povinny či oprávněny na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo byste nám k němu udělili souhlas.

Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů vždy pečlivě prověřujeme a dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.

Do některých našich činností můžeme zapojovat třetí subjekty – naše dodavatele. V závislosti na charakteru dané činnosti může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů tímto dodavatelem v postavení zpracovatele nebo správce osobních údajů.

Na základě právních předpisů můžeme být za určitých předpokladů povinni Vaše osobní údaje sdílet bez Vašeho souhlasu se třetími osobami (např. exekutoři, zdravotní pojišťovny, úřady práce, orgány sociálního zabezpečení, insolvenční správci) za účelem plnění jejich povinností a popřípadě výkonu rozhodnutí.

Zpracování osobních údajů uchazečů jinými zpracovateli je vždy prováděno na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Osobní údaje jsou poskytovány zpracovatelům a třetím osobám pouze v nezbytně nutném rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy.

Zpracování osobních údajů uchazeče v zahraničí

V rámci Evropského hospodářského prostoru ("EHP") platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.

V některých případech se může stát, že naši dodavatelé osobní údaje zpracovávají ve třetích zemích (tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků.

Jaká má uchazeč práva?

Každý uchazeč má právo na přístup ke svým osobním údajům a k následujícím informacím o:

Účelu zpracování.
Kategorii dotčených osobních údajů.
Příjemci nebo kategorii příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny.
Plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy.
Veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů.

Pokud uchazeč, který zjistí nebo se domnívá, že zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu zákonem, může:

Požádat zaměstnavatele o vysvětlení.
Požadovat omezení zpracování.
Požadovat, aby zaměstnavatel provedl opravy, doplnění či likvidaci osobních údajů.

Pokud udělil uchazeč souhlas se zpracováním svých osobních údajů, může ho kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá žádný vliv na náš smluvní vztah.

Nevyhoví-li zaměstnavatel žádosti uchazeče, má uchazeč právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů.

V případě, že uchazeč podá žádost týkající se práv popsaných v předchozích bodech, budeme ho informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti. V případě potřeby, s ohledem na složitost a počet žádostí, je možné tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

Uchazeči poskytneme na jeho žádost kopii zpracovávaných osobních údajů. Budou-li žádosti podané uchazečem zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené (např. z důvodu opakování), budeme uchazeči účtovat poplatek ve výši administrativních nákladů nebo plně či částečně odmítneme žádosti vyhovět.

V případě žádosti podané uchazečem můžeme požadovat poskytnutí dalších informací či provedení aktivit pro ověření jeho totožnosti. Informace budou uchazeči poskytnuty v elektronické formě, pokud nepožádá o jiný způsob.

Jak nás může uchazeč kontaktovat?

V souvislosti s výkonem svých práv a v případě otázek či informací ohledně nakládání s osobními údaji nás může uchazeč kontaktovat:

Adresa pro fyzické doručování: Komornická 12, Praha 6, 160 00

Email: career@beeinside.com

Závěrečná ustanovení

Privacy policy je vydán písemně a je přístupný všem Uchazečům v elektronické podobě. Originál je uschován na oddělení HR. Uchazeči byl dostupný při úvodním kontaktu.

Výklad Privacy policy a souvisejících obecně závazných právních předpisů Uchazečům v případě potřeby podá:

Oddělení HR

Návrhy na změnu či doplnění Privacy policy se podávají oddělení HR. Změny a dodatky k Privacy policy přijímá a písemně vydává statutární orgán Společnosti.

Společnost seznámí uchazeče s vydáním, změnou nebo zrušením Privacy policy v dostatečném předstihu před účinností vydání, změny či zrušením.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Já, níže podepsaný, uděluji tímto souhlas

Obchodní firma: Beeinside s.r.o.

IČO: 29364973

Sídlo: Štěpánská 13/537, Praha 2, 120 00

Sp.zn.: C 85580 vedená u Městského soudu v Praze

(dále jen "Správce" nebo "Společnost"),

aby ve smyslu nařízení EU 2016/679, o ochraně osobních údajů (dále jen "GDPR") zpracovával následující osobní údaje:

Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, tituly, datum narození, adresa trvalého pobytu).

Kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mail).

Životopis, motivační dopis.

Údaje vzešlé z testů – výsledky a poznatky z testů, které uchazeč absolvoval v rámci náborového procesu.

Pracovní reference – doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření.

Další informace (např. poznatky z pohovorů či další informace, které nám uchazeč sdělí).

(dále jen "Osobní údaje")

Na základě procesu náboru pracovní pozice v souladu s vnitřním předpisem - prohlášení o zpracování osobních údajů uchazečů (dále jen "Vnitřní předpis"), jsem poskytl Osobní údaje Správci za účelem:

Nábor zaměstnanců na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment).

V rámci výběrového řízení je správce oprávněn zpracovávat Osobní údaje na základě jeho oprávněného zájmu (i bez souhlasu) po dobu 1 roku.

Správce zamýšlí mé Osobní údaje zpracovávat za účelem obsazení v budoucnosti vypsaných jiných pracovních pozicí, popř. přímo nahrazení vítězného uchazeče, po delší dobu. Tento souhlas je udělen na dobu 3 let. Tento souhlas je možné prodloužit.

S výše uvedeným zpracováním uděluji svůj výslovný souhlas. Souhlas mohu vzít kdykoliv zpět, a to například zasláním emailu nebo dopisu na kontaktní údaje společnosti:

Adresa pro fyzické doručování: Štěpánská 13/537, Praha 2, 120 00

Email: career@beeinside.com

Zpracování osobních údajů je prováděno výlučně Správcem. Osobní údaje však pro Správce mohou zpracovávat i tito externí Zpracovatelé:

Poskytovatelé softwaru.

Případně další poskytovatelé a subjekty spolupracující se Správcem v oblasti účetnictví a práva.

Beru na vědomí, že podle zákona o ochraně osobních údajů mám právo:

Souhlas kdykoliv odvolat.

Požadovat po Správci informaci, jaké osobní údaje zpracovává.

Vznést námitku proti zpracování.

Vyžádat si u Správce přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit.

Požadovat po Správci výmaz těchto osobních údajů.

V případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na Správce nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Údaje nebudou předávané do třetích zemí.

VÝSLOVNĚ SOUHLASÍM S VÝŠE UVEDENÝM